いよいよ、みなさんの最大の関心がある経費です。
経費は収入を得るために掛かった費用ですのでそれを領収書を元に積み上げていきます。
いくつかの科目に分けて集計します。
私が使用した科目は以下のとおりです。
・地代家賃
・租税公課
・荷造運賃
・水道光熱費
・通信費
・宣伝広告費
・接待交際費
・研修費
・雑費
ちなみに研修費は収支明細内訳書にありませんので自分で追加しました。
自分で追加できるようにいくつか空欄があります。
領収書をこの科目に分けて集計して金額を書き込んでいきます。
地代家賃や水道光熱費は自宅で仕事（HP作成や執筆）をしているので按分して経費にしています。
自宅で掛かった費用を100%経費にするのは難しいと思います。
後、基本的に引き落としになるものはそれを示すものがあればOKの場合があります。
例えば光熱費とかは銀行口座引き落としが多いと思いますので記帳してある通帳があれば領収書の代わりになります。
クレジットカードの明細も同じように領収書の代わりになるようです。
最近はWebでこれらの明細も見れるのでそれをファイルに保管しておいても良いかもしれません。
ただし、念のためあらかじめ税務署に確認しておくと良いと思います。
例外的に領収書が無くても大丈夫なものもあります。
それは交通費です。
数百円の交通費の領収書は事実上無理なので１つ１つの領収書は不要です。
しかし、何もないところで経費計上すると税務調査で認められないこともあるようです。
周りの方々のやり方を見ていると大きく2種類あるようです。
・交通費の日付/駅/金額の一覧表を作成し、記録する。
・経費専用のsuicaやpasmoでチャージ時の領収書を保管する。
専用で無い場合でも按分して経費にする。
後、雑費ですが基本的に、ものを購入すると雑費になります。
しかし、1日に10万円以上するものを購入する場合には要注意です。
10万円以上は基本的に原価償却する必要があるようです。
例えばパソコンをモニターとセットで購入すると10万円以上する場合は日を分けて買いましょう。
こういった複数のものでも１つの商品として扱われるものは日を分けないと、減価償却するか10万円までしか計上できなくなります。
領収書が無くてよい場合や領収書の代わりのもので代用する場合、額が大きい場合は注意したほうがよさそうです。
何万円もするものが領収書無しは普通ありませんので。
領収書は確定申告時には提出不要ですが、後で税務調査が入ったときに必要ですので保管しておきます。
経理の人に聞くと経費にはいろいろ制限があるそうですが私は専門家ではないのであまり気にしていません。
例えば交際費や福利厚生は何％以内とか？
収入の3割程度は税務署もノーチェックと言ううわさもあります。
（あくまでもうわさです）